La gestione delle scorte di magazzino è fondamentale per garantire la disponibilità dei prodotti, ridurre gli out-of-stock e contenere i costi di stoccaggio.
Nell’eCommerce, il controllo delle scorte diventa ancora più complesso: promozioni, picchi stagionali, marketplace e cataloghi con migliaia di SKU rendono difficile prevedere quando e quanto riordinare.
Per farlo dobbiamo coordinare i diversi attori in gioco:
- produttori/fornitori;
- team Marketing;
- partner logistici.
La ragione è molto semplice: in caso di promo o Peak Season l’inventario deve coprire il volume di ordini. Non possiamo farlo senza una conoscenza approfondita delle tempistiche di produzione per la programmazione del restock e successiva organizzazione del magazzino.
Ma come possiamo gestire tutto? Come facciamo a capire quando fare un restock con cataloghi molto vasti e SKU con vendite imprevedibili?
Ci sono diversi metodi di gestione delle scorte di magazzino che permettono di armonizzare tutto e tenere sotto controllo lo stock. Bisogna solo selezionare la giusta combinazione in base a domanda, gestione operativa e complessità dello stock.
In questo articolo elencheremo le diverse metodologie di gestione delle scorte focalizzandoci su quelle più utilizzate per l’eCommerce con focus sull’aggiornamento costante e le tecniche di gestione degli errori.
Iniziamo.
In breve
- Gestire le scorte significa rispondere a tre domande: quale unità prelevare (FIFO o FEFO), quanta merce serve (classificazione ABC, XYZ, per rotazione e per margine) e quando riordinare (punto di riordino o forecast);
- Il FIFO va bene per prodotti che non scadono; per alimenti, integratori e cosmetici con lotti e scadenze si usa il FEFO;
- Con il metodo ABC pochi prodotti di classe A generano la maggior parte del fatturato e richiedono il controllo più stretto;
- Il punto di riordino tiene conto delle vendite attese durante il lead time del fornitore e della scorta di sicurezza;
- Nessun metodo funziona senza la sincronizzazione in tempo reale tra magazzino fisico, WMS e store online.
Gestire le scorte partendo dallo spazio in magazzino
Il punto di partenza è sempre lo spazio in magazzino.
Se non organizziamo i prodotti in maniera precisa non possiamo gestire proattivamente le scorte.
Lo spazio deve essere organizzato per permettere un monitoraggio completo degli articoli, con posizione dettagliata di ogni referenza per un inventario costantemente aggiornato.
Infatti, elemento essenziale per un magazzino per eCommerce è il Warehouse Management System – ovvero sistema di gestione del magazzino.
Ma il supporto tecnologico non è abbastanza senza la sincronizzazione tra sistemazione fisica e inventario online.
Solo con l’armonizzazione dei sistemi possiamo analizzare le scorte e gestirle di conseguenza scegliendo il metodo più adatto all’online.
Metodi per la gestione delle scorte di magazzino: introduzione
Dando per scontato che l’inventario digitale sia riflesso dello spazio fisico, possiamo suddividere le diverse metodologie di gestione in quattro categorie complementari:
- Metodi di gestione fisica in base ai flussi;
- Metodi di classificazione dei prodotti;
- Metodi di riordino;
- Metodi di monitoraggio.
I prodotti possono essere quindi classificati in base all’importanza e variabilità della domanda oppure alla velocità di movimentazione. Da qui viene identificato il metodo corretto di riordino con monitoraggio costante, sia revisionando la domanda attuale che quella futura.
Per comprendere a pieno la diversificazione dei metodi dobbiamo distinguere le domande alla base della gestione:
- Quale unità prendo dallo scaffale? → devo gestire i flussi
- Quanta merce mi servirà? → devo classificare i prodotti
- Quando devo riordinare? → analizzo domande e tempistiche di produzione
Tutto questo monitorando continuamente.
Entriamo nel dettaglio.
Metodi di gestione scorte di magazzino in base ai flussi
Gestire le scorte di magazzino in base ai flussi vuol dire analizzare la movimentazione fisica del singolo prodotto.
Rispondiamo alla domanda “Quale unità prendo dallo scaffale?”
Ci sono due tipologie di gestione legate ai flussi:
– Metodo FIFO;
– Metodo FEFO.
Il metodo FIFO: First In First Out
Con questa metodologia di gestione delle scorte in magazzino, la sistemazione fisica del prodotto deve seguire una regola precisa:
- Spediamo ai clienti il prodotto più “datato” ovvero quello entrato cronologicamente prima.
Di conseguenza, i restock più recenti verranno considerati soltanto quando lo stock già presente sarà terminato.
Per poter rispettare la procedura, basterà sistemare i prodotti datati – ovvero arrivati prima – in posizione prioritaria sullo scaffale. Quelli recenti invece dovranno essere sistemati in area di refill per poi essere spostati a scaffale una volta pronti per essere spediti.
Questa è la metodologia standard più utilizzata nel mondo eCommerce perché permette di evitare invenduti e dead stock.
Infatti, esaurendo lo stock e programmando un restock strategico al raggiungimento di una determinata soglia limite, evitiamo costi legati a prodotti stoccati per molto tempo senza movimentazione.
Può essere implementato con software semplici oppure utilizzando dei fogli di calcolo su Excel ma la vera difficoltà è fisica.
Dobbiamo gestire con attenzione la sistemazione della singola referenza per evitare problematiche.
Inoltre, è un metodo di gestione scorte di magazzino adatto a prodotti che non si deteriorano come gadget o gioielli.
Per prodotti più delicati come integratori alimentari, alimenti a lunga conservazione e prodotti con lotti e scadenze non possiamo utilizzare il FIFO, bensì il metodo FEFO.
Il metodo FEFO per prodotti con lotti e scadenze
La gestione di prodotti con lotti e scadenze segue dinamiche completamente diverse, lo standard non è praticabile.
Questo perché alla domanda “Quale unità prendo dallo scaffale?” non possiamo rispondere solo in base alle nostre procedure interne, ma in base alle scadenze e alla sicurezza del consumatore.
Che siano cosmetici oppure integratori alimentari, il metodo da seguire è quello FEFO: First Expired, First Out.
La regola è molto semplice e si basa sulla data di scadenza:
- Bisognerà spedire il prodotto che scade prima, a prescindere dalla data di check in.
Nella pratica lo scaffale dovrà essere organizzato in base alle scadenze, anche quando i lotti vengono spediti in ordine sparso.
Questo perché categorie di prodotti particolari come gli alimenti hanno bisogno di una tracciatura molto più precisa per evitare resi, sprechi e problemi normativi.
Lo stesso livello di tracciabilità fisico deve essere tradotto nel WMS con schede prodotto dettagliate in base ai lotti e conseguente scarico in base alle scadenze.
Tutto questo con tracciamento delle uscite: dobbiamo sapere quali clienti hanno ricevuto un determinato lotto (ne parliamo nella guida alla tracciabilità lotti).
Aumenta la complessità per il magazzino così come il controllo della gestione delle scorte.
Metodi di classificazione dei prodotti
Dopo aver risposto alla domanda “Quale unità prendo dallo scaffale?” passiamo ai metodi legati alla classificazione del prodotto.
Ora rispondiamo alla domanda “Quanta merce mi servirà?” analizzando la domanda e la categoria di ogni singolo articolo.
Questi metodi ci permettono di capire dove concentrare l’attenzione, sia lato organizzativo che economico.
Abbiamo quattro metodi più utilizzati:
- Metodo ABC;
- Metodo XYZ;
- Classificazione per rotazione;
- Classificazione per margine.
Il metodo ABC per la classificazione in base al fatturato
Questa metodologia è la più gettonata per la gestione delle scorte di magazzino.
In breve, si suddividono i prodotti in base al loro valore economico in termini di fatturato.
Abbiamo tre classificazioni principali:
- prodotti A -> solitamente pochi SKU che generano la maggior parte delle vendite (come ci insegna il buon Pareto). Richiedono un controllo continuo e alta disponibilità (quindi restock continui oppure massivi);
- prodotti B -> le referenze intermedie che non generano un boom di vendite ma comunque devono essere disponibili. Il controllo è diverso così come la necessità di restock;
- prodotti C -> sono tutti i prodotti che incidono poco sul fatturato e sono numerosi, possiamo considerarli al netto del dead stock. La gestione è completamente diversa, non richiede troppo controllo e generalmente punta allo smaltimento dei pezzi disponibili a magazzino.
Consideriamo questo metodo come quello più ottimizzato per la gestione dello stock di magazzino. La motivazione è semplice: concentriamo il tempo, risorse e capitale su prodotti che generano più valore.
Gli SKU non sono tutti uguali così come la gestione che ne consegue.
Il metodo XYZ per la classificazione in base alla domanda
Se nel metodo precedente ci siamo concentrati sul prodotto, adesso passiamo alla domanda.
La logica di base è sempre la stessa: classificare per focalizzarsi su quelli che portano più valore al brand.
Ecco che in base alla domanda del mercato abbiamo tre suddivisioni:
- Prodotti X -> ovvero tutte le referenze con una domanda costante e facilmente prevedibile – i più semplici da gestire;
- Prodotti Y -> tutti gli SKU con una domanda difficilmente prevedibile in quanto soggetta a stagionalità e campagne marketing;
- Prodotti Z -> questi sono i “peggiori” con una domanda irregolare e non prevedibile.
Per fare un esempio concreto, i prodotti X sono quelli di collezioni basic, quindi continuative. I prodotti Y sono i lanci estivi o legati al periodo natalizio, i prodotti Z riguardano tutte le referenze più particolari o legate a collezioni specifiche.
Nell’online dobbiamo analizzare la domanda e l’impatto economico di ogni singolo prodotto così da focalizzarci sui prodotti che hanno bisogno di una disponibilità maggiore per evitare out-of-stock.
Se una referenza ha l’impatto maggiore sul fatturato e una domanda costante, la frequenza di restock sarà maggiore. Al contrario, prodotti con domanda più bassa e impatto minore possono essere gestiti con più lentezza.
Il metodo di classificazione per rotazione
Questo metodo è cruciale per la sistemazione di prodotti in magazzino, quindi parliamo di inventario fisico a scaffale/bancale oltre al flusso di restock.
Classifichiamo ogni prodotto in base alla rotazione, quindi ai flussi di uscita ed entrata.
Analizzando la movimentazione di ogni singolo SKU avremo:
- Prodotti ad alta rotazione -> tutte le referenze che escono continuamente e quindi devono essere sempre disponibili e facilmente gestibili per il prelievo;
- Prodotti a media rotazione -> prodotti con un flusso regolare ma meno intenso, sempre in posizioni agevolate nell’area Pick&Pack ma con meno refill;
- Prodotti a bassa rotazione -> le referenze che consideriamo come dead stock, principalmente a bancale a causa della bassissima rotazione sia in termini di uscite che di entrate.
L’organizzazione fisica del magazzino è strettamente legata a questa metodologia. L’obiettivo è ridurre le tempistiche di picking e avere la disponibilità dei “best seller” sotto mano.
Il metodo di classificazione per margine
Questo metodo considera la redditività di ogni singolo prodotto, a prescindere dai flussi di uscita.
La logica è allocare le risorse verso i prodotti che generano più profitto per unità venduta (classificati come ad alto margine) evitando di spingere troppo su quelli a basso margine che generano poco profitto a parità di spesa.
Ma nella logistica non basta analizzare i dati economici dei singoli prodotti per gestire i restock. L’elemento fisico del magazzino è cruciale per una corretta gestione delle scorte che non si esaurisce nella parte IT.
Infatti, non sottovalutiamo la metodologia di classificazione dei prodotti in base alla complessità logistica.
Per questo dobbiamo classificarli anche in base alla categoria e alla fragilità per poi gestirli di conseguenza.
Metodi per il restock
Dopo aver classificato i prodotti dobbiamo rispondere ad una domanda importante “come gestisco il restock in base alle analisi fatte?”
Ci sono due principali metodi per capire quando e quanto ordinare.
Si tratta di metodologie complementari, due aspetti diversi dello stesso processo di gestione delle scorte.
Nel dettaglio:
- Metodi di riordino: decidono quando e quanto ordinare;
- Metodi di monitoraggio: decidono come controllare lo stock.
Scorte di magazzino: metodi di riordino
Capire quando e soprattutto quanto ordinare è necessario per evitare out-of-stock e vendite perse.
Ci sono svariate strategie per identificare il momento perfetto per programmare il restock.
In questo articolo tratteremo le due principali, ovvero:
- Reorder Point;
- Riordino basato sul Forecast.
Con Reorder Point si stabilisce un punto di riordino, quindi una soglia minima sotto la quale bisogna procedere con il restock.
La soglia tiene conto principalmente delle vendite attese durante il lead time del fornitore – ovvero le tempistiche di produzione – e dell’eventuale scorta di sicurezza.
Possiamo anche valutare di stabilire una soglia minima e una massima. Quando il prodotto raggiunge la quantità minima, facciamo il restock per riportarlo alla massima.
Il riordino basato sul Forecast non considera solo la quantità attuale ma le previsioni di vendita future. Considerando la scalabilità dell’ecommerce, questo metodo può considerare storico delle vendite, trend, stagionalità, promozioni, campagne pubblicitarie e lead time.
Soprattutto in periodi intensi come la Peak Season.
Ovviamente si possono considerare entrambe le tipologie, quindi considerare una soglia minima per il restock valutando quella massima in base alle previsioni di vendita.
Scorte di magazzino: metodi di monitoraggio
Il monitoraggio ci permette di rispondere ad una semplice domanda “Come controllo lo stato delle mie scorte?”.
Dobbiamo tenere sotto controllo le scorte dei prodotti classificati secondo i metodi illustrati nei paragrafi precedenti. Ma come lo facciamo?
Considerando due metodi principali:
- Revisione continua;
- Revisione periodica.
La scelta dipende dalle dimensioni dell’eCommerce e dalla gestione dei restock.
Con la revisione continua lo stock viene monitorato continuamente o quasi in tempo reale. Ogni vendita aggiorna la disponibilità e il sistema verifica le soglie di riordino per poi mandare degli alert.
Al contrario, con la revisione periodica lo stock viene controllato a intervalli prestabiliti, ad esempio giornalmente, settimanalmente o mensilmente. È più semplice ed economico da gestire, ma offre meno reattività rispetto al monitoraggio continuo.
Questi due metodi considerano le quantità presenti, non le vendite.
Per avere un monitoraggio completo dobbiamo considerare tutti i KPI dell’eCommerce.
Ecco perché l’analisi tramite KPI e Analytics può supportare le revisioni continue o periodiche delle scorte di magazzino.
Si tratta di un monitoraggio basato sulle performance che riunisce in un’unica vista gli indicatori principali: stockout rate, giorni di copertura, inventory turnover, sell-through, valore dello stock, overstock, accuratezza dell’inventario e livello di servizio.
La vera gestione efficace passa dalla sincronizzazione
Tutti i metodi elencati ci permettono di classificare i prodotti, capire quali siano quelli con una gestione più delicata e pianificare i restock di conseguenza.
Ma tutto questo non può essere gestito senza una sincronizzazione perfetta tra magazzino fisico, gestionale e store online.
Per poter gestire correttamente le scorte di magazzino tutto deve essere sincronizzato – da quando arriva lo stock di merce fino a quando non viene evaso l’ordine.
Per farlo è necessario che i sistemi siano collegati e comunichino fra di loro.
In una gestione perfetta, la sincronizzazione funziona in questo modo:
- La merce viene consegnata dal corriere, i referenti contano i pezzi entrati e approvano l’ingresso della quantità sul gestionale di magazzino (in questo momento c’è l’allineamento 1to1 tra giacenza fisica e virtuale);
- Nel momento esatto in cui viene approvato l’ingresso, vengono aggiunti i pezzi entrati sullo store nella relativa sezione “in magazzino” allineando tutti i sistemi con la giacenza fisica;
- Dal momento in cui viene generato un ordine sullo store, vengono valorizzate le colonne “impegnati” e “disponibili” di entrambi i sistemi per poi scaricare i pezzi una volta evaso l’ordine.
Questa è la sincronizzazione base necessaria per una corretta gestione dello stock. Possiamo aggiungere svariate personalizzazioni, come lo scarico sullo store dei prodotti inseriti in ordini manuali creati solo sul WMS, oppure l’allineamento a 0 qualora un prodotto fosse OUT ma ancora disponibile.
Conclusione
Qualunque sia la personalizzazione, per poter gestire correttamente le scorte di magazzino è necessario disporre di un sistema logistico avanzato, sia per la sincronizzazione che per l’eventuale analisi dello stock.
Infatti, un vero WMS interiorizza i metodi descritti in dashboard avanzate che permettono di ricevere alert per prodotto sotto scorta e identificare il punto di riordino monitorando le vendite e le tempistiche di produzione, tutto con un click.
Contattaci per scoprire tutti i dettagli dei metodi descritti e soprattutto la funzionalità del gestionale per il monitoraggio delle scorte di magazzino.
