Sapere sempre dove si trova un prodotto, da dove arriva e a chi è stato spedito non è un dettaglio da addetti ai lavori: parliamo della tracciabilità lotti. Ovvero la base di una corretta gestione lotti magazzino, soprattutto se vendi alimenti, integratori, cosmetici o qualsiasi prodotto con una data di scadenza.
Il settore del Food&Beverage online è infatti in continua crescita. Secondo l’Osservatorio Netcomm “15,1 milioni di italiani comprano online Food&Grocery“.
Per chi vende alimenti, la gestione in magazzino deve rispettare le procedure HACCP, a partire dai lotti.
La tracciabilità dei lotti permette di ricostruire il percorso di ogni confezione: dall’ingresso in magazzino fino alla consegna al cliente. Se qualcosa non va, sai subito quali prodotti bloccare e chi avvisare. Senza tracciabilità, invece, si lavora alla cieca: richiami più ampi del necessario, merce scaduta a scaffale, clienti insoddisfatti.
In questa guida ti spieghiamo in modo semplice cos’è, come si applica nella pratica, che ruolo hanno WMS e metodo FEFO e come gestire i resi senza errori.
Alla fine trovi anche alcuni consigli utili da mettere in pratica subito.
In breve
- La tracciabilità lotti consiste nel registrare il codice del lotto in ogni passaggio: ingresso, stoccaggio, picking, spedizione e reso;
- Funziona in due direzioni: a monte (da quale fornitore arriva il lotto) e a valle (quali clienti lo hanno ricevuto);
- Per alimenti, integratori e cosmetici il metodo di prelievo giusto è il FEFO: esce per primo il lotto con la scadenza più vicina;
- Un WMS con lotti e scadenze abilitati riduce gli errori, segnala i lotti in scadenza e tiene allineate le giacenze con lo store;
- In caso di richiamo, una buona tracciabilità permette di bloccare solo il lotto interessato e di avvisare solo i clienti che lo hanno ricevuto.
Cos’è la tracciabilità dei lotti
Un lotto è un gruppo di prodotti realizzati insieme, nelle stesse condizioni e con la stessa data di scadenza. Di solito è riconoscibile da un codice riportato sulla confezione.
La tracciabilità dei lotti consiste nel registrare quel codice in ogni passaggio: quando la merce entra, dove viene stoccata, quando esce e a quale cliente arriva.
Facciamo un esempio semplice.
In magazzino arrivano 500 confezioni di conserve, tutte del lotto A123. Nel corso della settimana ne spedisci 40 a un cliente, 10 a un altro e così via. Se il produttore segnala un problema proprio su quel lotto, con la tracciabilità in pochi minuti sai quante confezioni sono ancora a scaffale e quali clienti hanno ricevuto le altre.
Tracciabilità a monte e a valle
La tracciabilità funziona in due direzioni:
- a monte: sai da dove arriva il lotto, cioè da quale fornitore e in quale data è entrato in magazzino;
- a valle: sai dove è finito, cioè quali clienti hanno ricevuto quel lotto.
Servono entrambe. La prima ti aiuta a risalire all’origine del problema.
La seconda ti permette di avvisare chi ha già ricevuto il prodotto.
Perché la tracciabilità lotti è così importante
Ci sono quattro buoni motivi per prenderla sul serio.
- Sicurezza: se un prodotto ha un problema sanitario o una contaminazione, deve essere possibile risalire subito al lotto per ritirarlo dal mercato.
- Meno sprechi: conoscere le scadenze di ogni lotto ti permette di spedire prima i prodotti che scadono prima, evitando di buttare merce invenduta.
- Più efficienza: meno errori di inventario, meno controlli manuali, meno tempo perso a cercare informazioni.
- Reputazione: un richiamo gestito in modo rapido e trasparente protegge la fiducia dei tuoi clienti e il valore del tuo brand.
In altre parole: evitare richiami inutili e sprechi significa proteggere sia le persone sia i margini.
Come funziona la tracciabilità dei lotti, passo dopo passo
La tracciabilità non è una singola attività. È una catena di piccoli controlli che accompagnano il prodotto lungo tutto il suo percorso in magazzino.
1. Ingresso merce
Tutto parte da qui. Quando la merce arriva, il magazziniere controlla che i lotti siano integri e registra il codice del lotto e la data di scadenza di ogni prodotto.
Per i prodotti alimentari la merce in entrata viene registrata anche nel manuale HACCP, il sistema di controllo che serve a prevenire i rischi per la sicurezza alimentare. Se il lotto non viene registrato in questo momento, la tracciabilità è compromessa fin dall’inizio.
2. Stoccaggio
Ogni lotto va collocato in una posizione precisa e riconoscibile. Scaffali e ubicazioni codificati secondo lotti e scadenze permettono agli operatori di trovare subito il prodotto giusto.
Per i prodotti che lo richiedono conta anche la temperatura: quelli a temperatura ambiente, per esempio, vanno conservati in un luogo fresco e asciutto, tra 15 e 25 °C. Un controllo periodico dell’integrità dei prodotti completa il lavoro.
3. Ordine e picking
Quando arriva un ordine, il sistema deve indicare quale lotto prelevare. Il codice del lotto viene associato all’articolo dell’ordine e lo scarico di magazzino segue proprio quel lotto.
Così, per ogni ordine, è chiaro quale lotto è partito. Un’annotazione nell’ordine con il lotto uscito rende la verifica ancora più semplice.
4. Uscita e spedizione per garantire la tracciabilità dei lotti
Con i movimenti di check-out registrati, sai sempre quali clienti hanno ricevuto un determinato lotto. È questo il passaggio che rende possibile la tracciabilità a valle, quella che ti serve in caso di richiamo.
FEFO o FIFO: quale metodo usare
Per decidere quale prodotto prelevare per primo esistono due regole principali (le trovi anche nella nostra guida alle scorte di magazzino).
- FIFO (First In, First Out): esce per primo il prodotto entrato per primo. Va bene per articoli a lunga durata che non si deteriorano.
- FEFO (First Expired, First Out): esce per primo il prodotto con la scadenza più vicina, a prescindere da quando è entrato. È il metodo giusto per alimenti, integratori, cosmetici e in generale per tutti i prodotti con lotti e scadenze.
Facciamo un esempio concreto.
Hai due lotti dello stesso prodotto: il lotto A è arrivato per primo ma scade tra sei mesi, il lotto B è arrivato dopo ma scade tra due mesi. Con il FIFO spediresti il lotto A. Con il FEFO parte il lotto B, e il rischio di scadenza a scaffale si riduce.
Il ruolo del WMS nella tracciabilità dei lotti in magazzino
Si possono tracciare i lotti anche con carta e fogli di calcolo. Ma quando i prodotti e gli ordini crescono, gli errori aumentano. Ecco perché un WMS (Warehouse Management System, cioè il software di gestione del magazzino) è lo strumento più affidabile per la gestione lotti magazzino.
Un buon WMS ti permette di:
- abilitare lotti e scadenze per ogni prodotto e aggiornare l’inventario per singolo lotto;
- impostare il metodo FEFO, in modo che il sistema indichi sempre per primo il lotto con la scadenza più vicina;
- scaricare il magazzino seguendo il lotto inserito nell’ordine;
- ricevere allarmi automatici sui lotti in scadenza e report periodici sulle scorte a rischio;
- allineare le giacenze tra magazzino, gestionale e store online.
Il vantaggio più grande è la precisione. Il sistema non dimentica, non si distrae e ti dice in ogni momento cosa c’è sullo scaffale e quando scade.
Gestione resi e lotti: come evitare errori
Il reso è un altro momento delicato, perché la merce torna in magazzino e va gestita con attenzione. Ecco alcune regole di buon senso.
- Registra sempre il lotto del prodotto reso, così puoi collegarlo all’ordine di partenza.
- Non rimettere in vendita i prodotti alimentari resi, a meno che siano sigillati e conformi.
- Se il cliente segnala un problema di sicurezza, avvia subito un controllo sul lotto interessato.
- Forma il personale su come smaltire correttamente i prodotti non conformi.
- Scrivi una politica di reso chiara: per i prodotti deperibili o con scadenza breve il diritto di recesso è generalmente escluso, quindi indica nelle condizioni di vendita quali articoli non si possono restituire.
Una gestione ordinata dei resi evita contestazioni, protegge la sicurezza dei clienti e ti dà dati utili per capire se un lotto ha davvero un problema.
Consigli utili per partire
- Registra il lotto fin dall’ingresso: è il momento più importante e quello in cui si commettono più errori.
- Codifica scaffali e ubicazioni per lotti e scadenze, così gli operatori non devono cercare.
- Applica il FEFO ai prodotti con scadenza e fai in modo che il sistema lo renda obbligatorio.
- Controlla le scadenze con regolarità, con allarmi automatici o report settimanali.
- Collega magazzino e store: le giacenze devono essere allineate su tutti i sistemi.
- Fai prove periodiche: scegli un lotto a caso e verifica in quanto tempo riesci a ricostruire il suo percorso – questa è la prova del nove per verificare la tracciabilità dei lotti.
Errori da evitare
- registrare il lotto solo in uscita e non in entrata;
- usare il FIFO per prodotti con scadenza ravvicinata;
- non annotare il lotto negli ordini, perdendo il legame con il cliente;
- gestire i resi senza controllare il lotto e le condizioni del prodotto;
- tenere dati diversi su magazzino fisico, gestionale e store.
Come gestiamo la tracciabilità lotti in Momoka
Per un eCommerce food o con prodotti a scadenza, la tracciabilità dei lotti è parte del nostro lavoro quotidiano. Nel nostro magazzino ogni lotto e ogni data di scadenza vengono registrati dal magazziniere già nella fase di ingresso, con controllo dell’integrità dei prodotti e un’area dedicata agli alimenti con procedure certificate HACCP.
Sul nostro WMS lotti e scadenze sono abilitati per ogni prodotto, la scheda è impostata secondo il metodo FEFO e il sistema ci guida a prelevare sempre la confezione con la scadenza più vicina. Lo scarico segue il lotto inserito nell’ordine, e le giacenze restano allineate tra WMS e store grazie ad automazioni dedicate.
Se vuoi conoscere meglio come lavoriamo con i prodotti alimentari, leggi la nostra guida sulla logistica alimentare conto terzi. Per approfondire il tema dei resi, trovi tutti i dettagli sulla nostra gestione della logistica inversa.
Conclusione
La tracciabilità lotti è ciò che ti permette di evitare richiami inutili e sprechi. Passa da pochi passaggi chiari: registrare lotto e scadenza all’ingresso, stoccare in modo ordinato, prelevare con il metodo FEFO, annotare il lotto negli ordini e controllare con attenzione i resi. Un WMS rende tutto più semplice e preciso, ma la vera differenza la fa il metodo. Una buona gestione lotti magazzino protegge i clienti, il tuo brand e i tuoi margini.
Per saperne di più, puoi visitare la pagina dedicata allo stoccaggio in magazzino e scoprire come Momoka gestisce lotti e scadenze ogni giorno per i suoi clienti. Se hai un eCommerce con prodotti a scadenza, contattaci: ti aiuteremo a capire da dove partire.
