Il magazzino per eCommerce è uno spazio organizzato, ordinato e strategico in cui sistemare i prodotti destinati alle vendite online.
Chi vende online ha imparato a proprie spese una dura lezione: per poter crescere è necessario organizzare perfettamente ogni dettaglio. Dallo scouting prodotti, fino all’advertising e alla gestione dello stock.
L’ambito più sottovalutato è proprio quello legato allo stoccaggio e alla sistemazione della merce in un’area dedicata.
Molti pensano che basti avere uno spazio in cui “poggiare” i prodotti e poi spedirli.
Non c’è pensiero più sbagliato: ogni angolo del deposito deve essere organizzato in virtù delle vendite. Se cambia la rotazione dei prodotti dobbiamo rivoluzionare anche lo spazio.
Poi bisogna organizzare l’operatività: procedure, flow per la gestione dell’ordine, accordi con i corrieri, imballaggi, ordine e WMS per l’inventario.
In questo articolo andremo per gradi, fornendo una guida completa con l’obiettivo di quali soluzioni intraprendere e come ottimizzare il funzionamento di un magazzino e-commerce.
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Cos’è il magazzino per eCommerce?
La flessibilità e la scalabilità sono gli elementi essenziali per la corretta gestione di un magazzino per eCommerce, che sia interno oppure esterno.
Di conseguenza la sistemazione delle referenze non è casuale ma segue delle logiche ben precise basate su tre variabili principali:
- Caratteristiche fisiche (es. volume, peso, deperibilità, cura);
- Movimentazione dello SKU (quindi flussi d’uscita, restock e refill);
- Procedure di preparazione del singolo ordine (per la postazione del Pick&Pack).
Dobbiamo pensare al deposito come centro dell’eCommerce, un vero e proprio ecosistema in cui “abita” la merce dal momento in cui viene consegnata da parte del fornitore.
La sistemazione è il punto di partenza, se non gestiamo strategicamente lo spazio l’intera catena ne pagherà il prezzo.
Infatti, se stocchiamo una referenza senza considerare la media di pezzi che escono rischiamo di dover fare continui “refill” di prodotto perdendo tempo (e ritardando le spedizioni).
Come gestire al meglio lo spazio del magazzino
Come distinguere le aree di lavoro
Dobbiamo ragionare a compartimenti stagni, separando le aree in base all’attività che verranno svolte.
In questo modo riusciremo a concretizzare il flusso logistico del magazzino in base al “viaggio” della merce dal momento in cui viene ricevuta fino all’uscita.
Di conseguenza avremo tre aree distinte ma complementari.
- Area Check In & Check Out: ovvero la zona in cui riceviamo i corrieri sia per la merce in entrata che per quella in uscita. Una zona di passaggio in cui la merce staziona per poco tempo prima di essere lavorata;
- Area di stoccaggio: il cuore del magazzino per eCommerce, l’area dove stocchiamo i grandi quantitativi di merce in attesa di essere gestiti nell’area pick&pack. In questa zona sistemiamo bancali, imballaggi, materiale promozionale;
- Area Pick&Pack: la zona dove prepariamo gli ordini e sistemiamo strategicamente i prodotti per la gestione quotidiana.
A prescindere dall’utilizzo, ogni area deve essere organizzata per agevolare la nostra lavorazione. Capiamo adesso come.
Come sistemare lo stock
Che sia interno oppure esterno, il magazzino per eCommerce deve essere organizzato per agevolare l’operatività quotidiana.
Bastano poche e semplici mosse per trasformare lo spazio in un ecosistema logistico ben funzionante.
Come sistemare lo stock: analizzare il prodotto
Il punto di partenza è sempre il prodotto.
Gestire un integratore attraverso la logistica alimentare comporta un’organizzazione dello spazio e delle scadenze ben diversa rispetto a settori come l’abbigliamento o i gadget.
Bisogna considerare le singole esigenze di stoccaggio ed organizzare gli spazi di conseguenza.
Rispondiamo a poche domande:
- Il prodotto è fragile?
- ha una confezione resistente?
- ha bisogno della gestione dei lotti e delle scadenze?
- può essere lasciato nella masterbox di arrivo?
- ha bisogno della temperatura controllata?
- ha il barcode?
- che dimensioni ha?
- quanti pezzi sono stati ordinati?
- Quante referenze abbiamo?
- abbiamo intenzione di aumentare il catalogo nel tempo?
- quanti restock programmiamo su base mensile?
In base alle risposte capiremo se sistemare il prodotto a scaffale, bancale, “bocca di lupo” o in qualsiasi altra postazione.
In un magazzino per eCommerce ogni elemento ha la sua utilità, quindi:
- Scegliamo lo scaffale per prodotti piccoli, con la loro confezione, facilmente identificabili e non fragili;
- Bocche di lupo per prodotti fragili, magari in confezioni in vetro che hanno bisogno di maggiore protezione;
- Bancali per prodotti non fragili, confezionati e pronti per essere spediti. Soprattutto se ne ordiniamo in grandi quantità.
Come sistemare lo stock: la preparazione degli ordini
Molti cercano l’effetto WOW durante l’unboxing sottovalutando l’impatto che il Pick&Pack ha sull’organizzazione degli spazi e sul tempo.
In un perfetto magazzino per eCommerce tutto il necessario per la preparazione dell’ordine è a portata di mano.
Scatole di diversa grandezza, carta velina, thank you card: tutto è nell’area dedicata al prodotto con refill nella parte di stoccaggio.
Questo per agevolare le tempistiche di preparazione del singolo ordine e avere una postazione dedicata.
Come sistemare lo stock: la movimentazione del prodotto
Tutto dipende dai flussi d’uscita. Stoccare strategicamente vuol dire agevolare la lavorazione quotidiana sistemando “al primo posto” i prodotti con maggiore movimentazione.
Nell’area di Picking, ovvero nel cuore del magazzino per eCommerce, sistemeremo gli SKU ad alta rotazione in base alla media di pezzi che escono su base mensile (oppure settimanale in caso di promo). Dobbiamo organizzare lo spazio in modo da ridurre i “refill”, il numero di volte in cui prenderemo altri pezzi dall’area di stoccaggio per sistemarli nuovamente nell’area dedicata.
L’unico modo per farlo è basandosi sulla movimentazione del prodotto e prevedere eventuali cambiamenti causa promo o lanci.
Okay, abbiamo sistemato la merce. Capiamo come lavorare in un deposito organizzato strategicamente.
Entriamo nel vivo: il flow giornaliero di un magazzino per eCommerce (h2)
Dopo aver organizzato lo spazio in cui gestiamo la merce dal momento in cui viene checkinata fino all’uscita, siamo pronti per dare il via al flusso logistico.
La sistemazione fisica deve essere supportata dal digitale grazie ad un gestionale dedicato all’inventario e agli ordini. Questo perché la disponibilità fisica deve rispecchiare quella indicata sul nostro store: senza questa sincronizzazione non possiamo gestire correttamente ordini e clienti.
Una giornata tipo di un magazzino per eCommerce si divide tra corrieri, ordini, integrazioni e sistemazione degli spazi.
Entriamo nel vivo: il flow giornaliero di un magazzino per eCommerce
Dopo aver organizzato lo spazio in cui gestiamo la merce dal momento in cui viene checkinata fino all’uscita, siamo pronti per dare il via al flusso logistico.
La sistemazione fisica deve essere supportata dal digitale grazie ad un gestionale dedicato all’inventario e agli ordini. Questo perché la disponibilità fisica deve rispecchiare quella indicata sul nostro store: senza questa sincronizzazione non possiamo gestire correttamente ordini e clienti.
Una giornata tipo di un magazzino per eCommerce si divide tra corrieri, ordini, integrazioni e sistemazione degli spazi.
1) INIZIO GIORNATA: IL MOMENTO DELLE INTEGRAZIONI IT
In questa fase dobbiamo dedicarci alla lavorazione degli ordini del giorno, le mansioni principali saranno:
- verificare delle integrazioni IT per la presa dell’ordine;
- controllo chatbot per le conferme degli ordini in contrassegno;
- controllo ordini duplicati;
- check dei clienti in Black List (ovvero clienti che ordinano i rifiutano il pacco);
- creazione delle etichette di spedizione, della picking e dei documenti per i corrieri.
2) INIZIO GIORNATA IN MAGAZZINO
Mentre vengono create le etichette di spedizione, nel deposito la merce non ha tregua:
- ricezione della merce;
- check in dei prodotti entrati e sistemazione nell’area dedicata;
- controllo quotidiano imballaggi;
3) CORE DELLA GIORNATA: LA PREPARAZIONE DEGLI ORDINI
La fase cruciale per un magazzino per eCommerce, il flusso di preparazione combina digitale e fisico:
- Le etichette di spedizione vengono lavorate in base alla picking list, ovvero la lista di prelievo;
- con scanner alla mano l’operatore utilizza la picking digitale per prelevare il prodotto dallo scaffale e scansionarlo;
- una volta scansionato e verificata la correttezza del prodotto inserito il pacco viene preparato in base alle procedure del brand;
- viene applicata l’etichetta di spedizione e sistemati i pacchi nell’area dedicata all’uscita.
Questa lavorazione richiederebbe troppo tempo senza una corretta gestione dello spazio.
4) FINE GIORNATA: CHECK OUT E SISTEMAZIONE DELLO SPAZIO
La giornata di conclude affidando i pacchi al corriere e sistemando le aree cruciali del magazzino così da essere pronti per il giorno successivo.
Il digitale supporta continuamente la lavorazione fisica che non può procedere senza una corretta sistemazione dello spazio, elemento strategico per crescere davvero.
Come gestire al meglio il deposito: qualche consiglio utile
L’abbiamo detto all’inizio: dobbiamo organizzare strategicamente gli spazi per agevolare la lavorazione quotidiana.
Ci sono molti modi per farlo in base alle procedure interne del brand.
Se la sistemazione in base ai flussi d’uscita e la divisione per zone dedicate sono elementi universali, potrebbero esserci altri due “trucchetti” che migliorano l’operatività.
- 1) La sistemazione secondo posizioni
Che sia bancale, scaffale o bocca di lupo, diamo una posizione univoca alla singola referenza. Questa informazione diventerà identità stessa del prodotto e migliorerà ogni processo.
Inseriremo la posizione nella scheda prodotto presente sul nostro gestionale in modo tale da generare la picking list completa. Infatti, l’operatore troverà la lista di prelievo con l’indicazione della posizione in cui poter prelevare il prodotto.
Basterà dividere gli scaffali in sezioni denominate secondo una lettera e un numero progressivo.
Facendo così sapremo che il nostro prodotto si trova sullo scaffale A1.
- 2) La preparazione anticipata dei pacchi
Durante la Peak Season potremmo essere sommersi dagli ordini e andare in difficoltà a causa dell’elevata mole di pacchi da preparare.
Se sappiamo quali prodotti andranno per la maggiore possiamo giocare d’anticipo. Infatti, basterà creare dei piccoli stock di pacchi già pronti con i prodotti di punta, quelli del lancio o eventuali KIT in promo.
Facendo in questo modo, l’operatore dovrà semplicemente prelevare il pacco pronto e attaccare l’etichetta di spedizione velocizzando le tempistiche e garantendo l’evasione di ogni ordine.
Piccoli trucchi che possono migliorare la quotidianità di un magazzino per eCommerce.
Una volta definita l’organizzazione, occorre risolvere il dubbio finale: gestire tutto internamente o delegare? Per capire quale strada garantisce la massima efficienza al tuo business, leggi la nostra guida: Esternalizzare il magazzino per e-commerce conviene?
