Gestire un magazzino per eCommerce vuol dire conoscere le dinamiche del commercio online per adattare la sistemazione dei prodotti ai flussi di uscita, con un occhio puntato sulla sincronizzazione tra gestionale dedicato all’inventario, store e giacenza fisica.

Questa complessità potrebbe spaventare tutti coloro che si trovano davanti ad un dubbio esistenziale: scelgo l’affitto di un deposito per avere il controllo oppure esternalizzo selezionando una 3PL in grado di supportarmi?

L’unico modo per sciogliere ogni dubbio è cercare di comprendere a pieno tutte le dinamiche per poi capire quali variabili considerare per la scelta.

Questo è quello che faremo oggi, entreremo nel vivo della quotidianità di un deposito interamente dedicato al commercio online. 

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Che cos’è un magazzino per eCommerce e come funziona?

Partiamo da un presupposto fondamentale: la logistica per eCommerce segue dinamiche completamente diverse rispetto alla gestione tradizionale di un magazzino. Un vero deposito dedicato alla vendita online ha rivoluzionato le procedure standard della logistica tradizionale adattandole alle esigenze dell’online: velocità, personalizzazione e flessibilità.

Questo perché le carte in tavola possono cambiare da un giorno all’altro: se la sistemazione della merce cambia in base ai flussi di uscita, basta una promo last minute con articoli in saldo a cambiare l’impostazione del magazzino per eCommerce.

Una struttura rigida potrebbe aver bisogno di più tempo per adattarsi alla velocità delle vendite online, ma un deposito nato ad hoc che cambia in base alle esigenze dello store diventa asset stesso del business. D’altronde la delivery experience ha un impatto diretto sulla reputazione del brand, se il magazzino non è organizzato si creano degli effetti a catena – come ritardi e prodotti errati – che danneggiano il marchio.

Dobbiamo considerare un magazzino per eCommerce come un’espressione fisica di Shopify o Woocommerce: tutto tracciato, segnalato e organizzato in maniera minuziosa ma con la possibilità di cambiare e personalizzare rispettando le regole universali per una corretta gestione dello spazio.

I dogmi della logistica

Pur avendo gestioni diverse, ci sono alcuni elementi cruciali per un corretto flow logistico:

• Layout ottimizzato per la lavorazione quotidiana: nel caso di un magazzino tradizionale si tratta di spazi adatti per la movimentazione di bancali e merce voluminosa, per un fulfillment center parliamo di scaffalature basse, aree di picking per singoli pezzi e facilità nella riorganizzazione veloce degli spazi;
  
• Zone funzionali ben definite: qui non ci sono differenze, l’area di check in, scarico e picking non cambia, al massimo evolve in base al volume di merce da gestire;
  
• Scalabilità: nel magazzino per eCommerce questo fattore tocca qualsiasi ambito, dalla gestione dell’ordine alla ricezione dello stock. Basta un attimo per passare da 10 a 500 ordini da gestire, il personale deve essere pronto così come gli spazi. Tutto è flessibile;
  
• Supporto IT: un WMS – warehouse management system – personalizzato in base all’identità del magazzino (se tradizionale o meno) e della merce stessa. Ad esempio, la gestione del Food&Beverage non presuppone solo procedure manuali dedicate ma anche flessibilità lato tecnico, con un WMS costruito ad hoc, proprio come accade per la logistica alimentare.
  

Questi dogmi sono il punto di partenza per creare un magazzino per eCommerce in grado di supportare davvero la crescita dello store. 

Senza organizzazione, flessibilità e capacità di adattarsi ai cambiamenti repentini del mercato online difficilmente si riesce a creare un deposito di valore.

Proprio la scalabilità è un elemento essenziale per rispondere ad un quesito cruciale: quando il magazzino interno non è più abbastanza per supportare l’ecommerce? E’ questo il momento di passare all’outsourcing, ossia alla logistica 3PL.

Logistica interna o 3PL completo, questo è il dilemma

Quando gli ordini crescono, le referenze aumentano e la gestione diventa complicata è necessario fare un passo indietro e trovare una risposta al dubbio amletico dell’online.

La scelta non riguarda soltanto il lato economico ma la fattibilità lato operativo.

Il punto di partenza è sempre lo stesso: ho un eCommerce con ha già un giro d’affari considerevole, un numero di referenze in crescita per evitare di “stagnare” l’offerta e un discreto team per gestire tutto. Ma il boom è vicino e lo spazio dedicato ai 10 ordini giornalieri non è abbastanza, soprattutto considerando la gestione di Call Center, Customer Care, Marketing e l’intero mondo dell’online.
I manager più lungimiranti stimano la crescita futura e le conseguenti risorse necessarie per supportare il boom di ordini mantenendo la stessa delivery experience.

Infatti, preparare un pacco perfetto con tutto il packaging necessario per l’effetto WOW è un gioco da ragazzi quando si hanno tre ordini giornalieri, ma quando ne sono 300? Qui è fondamentale la corretta organizzazione di un magazzino per eCommerce, che sia interno o esterno.

La decisione dipende da diverse variabili legate al tempo, allo spazio, all’organizzazione del team e all’esperienza da garantire al cliente. Non si tratta di una mera scelta economica.

Cosa sceglierà il brand GIOVANI D’OGGI?

Analizziamo l’eCommerce Manager che non vuole perdere tutto il margine a causa di una scelta sbagliata. Valuta tutte le alternative, rischi e benefici per raggiungere un obiettivo: garantire un’esperienza di spedizione memorabile così da rendere il proprio brand memorabile. 

Contesto: il punto di partenza

Il brand GIOVANI D’OGGI genera 100 spedizioni mensili direttamente dalla propria sede. Per ora riesce a gestire tutto con il suo magazzino per eCommerce interno. Vende cappelli sportivi, ha 10 referenze ma ha bisogno di ampliare il catalogo iniziando a vendere anche prodotti correlati. Vuole provare a gestire dei KIT per aumentare il valore del carrello e limitare il costo di spedizione con un solo pacco. 

Le due variabili fondamentali: spazio e tempo

Per crescere bisognerà aumentare lo spazio dedicato allo stoccaggio e soprattutto il tempo di preparazione degli ordini con il KIT.

Inoltre, incrementando il catalogo bisognerà riorganizzare il magazzino in modo che ogni prodotto sia facilmente identificabile per il Pick&Pack. Il tempo è determinante nella logistica per eCommerce, tutto deve essere gestito per ottimizzare una singola preparazione, dalla creazione dell’etichetta alla composizione della scatola.

All’aumentare degli ordini dovrà riorganizzare la sua giornata per dedicare più tempo alla preparazione delle spedizioni. Non solo Pick&Pack ma anche controllo degli ordini, creazione delle etichette, stampa e gestione del corriere.  

Risorse interne e Customer experience

Il brand vanta due dipendenti che si occupano di tutti gli step fondamentali per far crescere il brand. In base alla mole di spedizioni giornaliere uno di loro si dedica alla preparazione dei pacchi e conseguente gestione dei corrieri.

Il secondo gestisce clienti, fornitori, prodotti e Marketing. All’aumentare degli ordini non basterà lavorare giorno e notte, serviranno altri collaboratori. Ma attenzione ai margini!

Conviene cercare, formare e assumere una risorsa con il dubbio delle vendite online? Non c’è certezza nell’online, bisogna investire considerando tutti i rischi.

Ma non dimentichiamo la variabile più importante in assoluto: una Customer Experience memorabile. Per garantire un’esperienza di qualità al cliente finale non possiamo lasciare nulla al caso, soprattutto se vogliamo mantenere la promessa data dal brand.

Non possiamo spedire pacchi in ritardo o rispondere ad una richiesta dopo molte ore perché siamo impegnati a creare etichette e pacchi. 

Bisogna scegliere: considerando l’attuale struttura e lo sviluppo futuro può un magazzino per eCommerce ridurre la complessità?

Cosa dobbiamo considerare per la scelta?

Ora siamo consapevoli della differenza tra magazzino per eCommerce e deposito tradizionale. Quello che fa davvero la differenza è la flessibilità: solo una realtà in grado di supportare momenti di picco e successivi stalli può far crescere il brand.

Non sempre tenere tutto internamente permette di scalare e gestire l’imprevedibilità dell’online. Bisogna scegliere quale investimento fare: se assumere risorse oppure delegare ad una 3PL.

Si tratta di un investimento economico legato ad un cambio di gestione e mentalità.

Ma come ci dice il report di Casaleggio e Associati (link rel=nofollow), i fattori da considerare sono diversi:

• Non solo il prezzo, considera il valore;
  
• Pensa alla scalabilità (unico mantra per l’eCommerce);
  
• Verifica il livello di servizio post-contratto – comunicazione e assistenza sono cruciali per la corretta gestione di un magazzino per eCommerce;
  
• Analizza l’esperienza e le referenze reali, le recensioni servono proprio a questo;
  
• Tecnologie AI e digitalizzazione, l’eCommerce fa passi da gigante, una 3PL deve correre per anticipare l’innovazione;
  
• integra strategia e tecnologia, avere un deposito organizzato senza WMS strutturato è come spedire un pacco senza etichetta del corriere;
  
• Valuta l’affidabilità nei momenti critici. Un magazzino per eCommerce intasato nel Black Friday oppure che addebita costi in periodi con pochi volumi non è un partner, ma un potenziale ostacolo;
  
• Cerca un alleato, non un fornitore. 

Se le infinite variabili da considerare ti confondono le idee non temere, basta prenotare una consulenza gratuita per valutare il business e capire insieme la strategia più giusta per te.

Un magazzino per eCommerce può davvero fare la differenza, basta capire come.